La fase de iniciación de la tarea marca el comienzo de un trabajo al determinar las expectativas de alto nivel, como por qué se requiere una tarea, si es viable o no, y también qué se requiere para completar la tarea. Los resultados de esta fase consisten en las aprobaciones requeridas de las partes interesadas para continuar con la siguiente fase, documentación relacionada con las necesidades de la tarea (caso comercial – página de inicio), así como cotizaciones aproximadas de tiempo y recursos necesarios para completar el trabajo (carta de tareas), así como una listado inicial de partes interesadas.
Preparación. En la etapa de planificación, los gerentes de trabajo detallan la extensión de la tarea, la cantidad de tiempo y también los peligros. La integridad y la conexión son los elementos principales de una estrategia de tareas exitosa.
Los resultados de esta etapa consisten en una estrategia de trabajo detallada, una estrategia de comunicación de trabajo (si no hay una estrategia de trabajo), estándar de plan de gastos, programación de tareas, objetivos de tareas privadas, documento de alcance y registro de ventanas de partes interesadas actualizado. Ejecución. En la fase de ejecución del trabajo, se trabaja con el miembro del personal del proyecto y se le guía a través de una interacción de tareas adecuada para realizar el trabajo como se explica en el plan de gestión del proyecto aceptado.
Además, esta etapa también cubre la asignación adecuada y la administración de otros recursos laborales, como materiales y presupuestos. Los entregables del trabajo son el resultado de la fase de implementación.
Seguimiento y Control
A lo largo de la fase de seguimiento y control del trabajo, el momento, el costo y la eficiencia del proyecto se contrastan en cada etapa y también se realizan los cambios necesarios en las actividades, los recursos y la estrategia del proyecto para mantener las cosas en el camino correcto.
Los resultados de esta etapa incluyen informes de progreso de tareas, así como varias otras interacciones que aseguran el cumplimiento de los planes de trabajo y también evitan hitos más grandes e interrupciones en los plazos. Cierre o Conclusión. El procedimiento de finalizar la tarea, evaluar los entregables del trabajo y también transferirlos a los líderes empresariales se denomina fase de cierre del trabajo en un proceso de vida de gestión de proyectos. Esta etapa ofrece tiempo tanto para el evento como para la reflexión. Los resultados de esta etapa de administración de tareas consisten en resultados de trabajo aprobados y aprendizajes que pueden relacionarse con trabajos similares en el futuro.
La gestión de proyectos popular se acerca a la explicación
Las estrategias de administración de tareas utilizan una colección de procedimientos, enfoques y herramientas para administrar y realizar tareas. Hacen cierta consistencia, simplifican las complejidades, reducen los gastos y reducen los riesgos. Hay una variedad de monitoreo de trabajo bien establecido que está cerca de estar disponible.
- A continuación se enumeran algunos de los tipos más preferidos de estrategias de administración de trabajos:
- Estrategia por fases en la gestión de tareas
- Supervisión de tareas ajustadas
- Administración de proyectos iterativos e incrementales
- Importante cadena de administración de proyectos
- Preparación basada en productos
- Gestión basada en procesos
- Administración de producción de tareas
Estrategia de administración de trabajos por etapas
Una técnica por etapas es la mejor opción para trabajos grandes y complejos que deben ejecutarse en etapas debido a las restricciones externas del trabajo. En esta estrategia, cada etapa pasa por las 5 ubicaciones del procedimiento desde el inicio hasta el cierre. Al final de cada etapa, todo el trabajo se evalúa y pasa a la siguiente fase de forma secuencial. El enfoque por etapas a menudo se describe como un diseño estándar o de caídas. Es una opción ideal para proyectos pequeños y bien definidos. Las incertidumbres y los peligros incluidos aumentan con la complejidad y el tamaño del trabajo.
Monitoreo de trabajo esbelto
La gestión de proyectos Lean es una técnica basada en datos que se concentra en impulsar el proceso y también eliminar el desperdicio con fuentes de uso confiables (precio, tiempo y personas). Esta estrategia de gestión de trabajos cubre la preparación detallada, documentos ricos en imágenes, análisis continuo, así como mejoras frecuentes en los procedimientos.
Se considera que una tarea es lean si se adhiere a los conceptos lean fundamentales. El ciclo de Deming (PDCA), Lean Six Sigma (DMEDI), Worth Stream Mapping (VSM) y también la metodología kanban son algunas de las técnicas de gestión de tareas lean más populares. Muchas organizaciones se inclinan por el mapeo de flujo de valor, ya que les brinda una visualización precisa y detallada de todos los pasos del trabajo.
Value Stream Mapping (VSM) es una poderosa herramienta bidimensional que documenta y dirige una transformación Lean desde una perspectiva general. No solo ayuda a las empresas a comprender el tiempo de entrega total, sino que también muestra el tiempo de entrega individual y el tiempo de ciclo y proporciona una imagen clara de los desperdicios que inhiben el flujo del proyecto. Al observar y comprender el flujo visual de un proyecto, las organizaciones pueden eliminar los desperdicios de Lean, reducir el tiempo de procesamiento administrativo y cumplir de manera consistente con los plazos y objetivos del proyecto.